Academia SAP-CO - TFIN20 Management Accounting I e II - 2006

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Concluimos em 23/06/2006 a Academia SAP-CO (Módulo de Controladoria) com duração de 35 dias, 5 horas por dia, carga horária total de 175 horas.

Um curso intensivo de imersão, cujo objetivo é capacitar profissionais com conhecimentos prévios na área de Sistemas e Contabilidade para se tornarem Consultores de SAP no módulo CO de Gestão de Negócios.

A turma contava com 22 pessoas, dentre as quais 5 novos Consultores da própria SAP, que estavam realizando treinamento ao ingressarem na empresa.

Nosso instrutor foi Hugo Matsuda, Gerente de Contas da SAP Education, com participação em vários projetos de implementação de FI/CO.

Conteúdo Programático do SAP-CO - TFIN20

1. Cost center and profit center accounting

• Organizational units
• Master data cost elements, cost centers, activity types, and statistical key figures
• Functions for multiple sets of master data
• Entering primary postings
• Account assignment tools
• Adjustment entries
• Direct activity allocation
• Accrual
• Periodic reposting
• Cost allocation
• Introduction to management accounting planning
• Cost center planning methods
• Integrated planning cycle
• Profit center master data
• Profit center allocation

2. Overhead cost orders

• Real and statistical orders
• Master data maintenance
• Status management for overhead cost orders
• Transaction-based posting from inside and outside Management Accounting
• Commitments management
• Rates for overhead cost orders
• Billing for overhead cost orders
• Automatic creation of settlement rules, hierarchical settlement, alternative settlement periods
• Budgeting and availability control

3. Material cost estimate without quantity structure

• Fields relevant to material master cost estimates
• Single-level unit costing
• Multi-level unit costing
• Base object and simulation costing

4. Material cost estimate with quantity structure

• Costing variants
• Cost component split
• Overhead costing structure
• Bills of material
• Task list
• Finding bills of material and task lists
• Price update
• Creating a costing run
• Analysis and error handling Transfer control

5. Advanced cost estimate functions

• Group costing
• Additive cost
• Joint product cost estimates
• Easy cost planning

6. Cost object controlling: make-to-stock manufacturing with periodic controlling

• Product cost collector
• Separation scenarios
• Preliminary costing of cost objects
• Simultaneous costing of cost objects
• Period-end closing with periodic controlling

7. Cost object controlling: make-to-stock manufacturing with order controlling

• Cost objects with order view
• Preliminary costing of cost objects
• Simultaneous costing
• Period-end closing with order controlling

8. Cost object controlling: sales-order-related production

• Sales orders as cost objects
• Preliminary costing of sales orders
• Simultaneous costing of sales orders
• Delivery and billing
• Period-end closing for product cost by sales order

9. Cost object controlling: Engineer-to-order customer projects

• Customer projects as cost objects
• Preliminary costing of customer projects
• Simultaneous costing
• Billing
• Period-end closing for customer projects

10. Profitability analysis

• Structures of Profitability Analysis
• Characteristics and value fields
• Transaction data tables
• Characteristic derivation
• Valuation
• Billing data transfer
• Assessment of cost center costs
• Order settlement
• Allocating activities to cost centers
• Direct assignment from FI

11. Reporting in management accounting

• ALV reports
• Report Painter reports
• Drilldown reporting in CO-PA
• SAP BW reporting

Artigo sobre SAP-CO - by Edson Kazuto Tagusagawa (23/07/2006)

Visão externa do SAP-CO

No SAP, o módulo de CO corresponde à parte de Accounting / Controlling que pode se traduzido como Controladoria.

Existem empresas que implantam o SAP sem o módulo de CO, contudo, esta prática retira do SAP uma importante ferramenta de governança que são os recursos de Controladoria e assim a empresa funciona às cegas sem ter no ERP instrumentos que controlem custos individualizados e tipificados por departamento, por obra, por produção, etc.

Uma empresa com SAP sem CO tende ao descontrole das DESPESAS, e assim, com seus departamentos e funcionários sem supervisão, pelo ERP não é possível limitar ou acompanhar em detalhes dos gastos realizados, desta forma a empresa acaba gastando muito mais e o seu Lucro Líquido pode ser consumido por falta de planejamento e controle, levando numa situação extrema de falência da empresa.

Como no SAP tudo são partidas dobradas, não existe forma de criar dados fictícios e entradas/saídas sem contrapartida real, a integridade referencial do banco de dados garante que as operações só são registradas quando corretamente finalizadas e concluídas, de forma que não existe no SAP forma do operador burlar as regras de funcionamento do ERP.

Com esta garantia o Controller que implementa SAP-CO em sua empresa pode ficar tranqüilo pois sempre haverá como rastrear os lançamentos contábeis e os rateios de despesas realizados, de forma que não existe como realizar uma operação sem registros dos responsáveis com dados que permitam a realização de auditoria.

Resumindo o SAP-CO é o módulo do MySap ERP que permite evitar que a empresa gaste excessivamente e consuma seu Patrimônio Líquido, falindo, ao implementar controles de despesas/receitas tipificados e individualizados, lançados de forma integrada com todos os demais módulos do ERP.

Visão interna do SAP-CO, como funciona:

Na linguagem contábil o SAP-CO importa do SAP-FI todas as contas de RECEITAS e DESPESAS que integram a DRE – Demonstração de Resultado do Exercício, por causa disso, o SAP-CO não possui, em tese, informações relativas às contas patrimoniais como Ativos e Passivos da empresa.

Durante esta importação o SAP-CO duplica as contas de RECEITAS e DESPESAS do SAP-FI (General Ledgers de Despesas e Receitas ou contas G/L de Despesas e Receitas) importando seus lançamentos para contas de Centro de Custo, as chamadas CCA – Cost Center Accounting.

Para tipificar a natureza destes lançamentos importados do SAP-FI para o SAP-CO existem os elementos de ligação, ou Cost Elements Primários, responsáveis por copiar do SAP-FI todos os novos lançamentos contábeis que caírem em contas de Despesas e Receitas do FI.

As contas de Despesas e Receitas do FI são duplicadas, por 2 motivos:

1. Devido à obrigações fiscais, contábeis e estatutárias, as contas de FI precisam fielmente registrar todos os eventos contábeis que ocorrerem, e os saldos das contas não podem ser alterados, transferidos ou rateados, pois se isto ocorrer, auditorias futuras ficam comprometidas impedindo a realização de verificações baseadas nos saldos.
2. Durante as operações de Rateio, o saldo das contas Duplicadas SAP-CO que recebem lançamentos do FI através dos Cost-Elements Primários são diminuídos e transferidos para outros Centros de Custos (CCA), caso o rateio fosse realizado em contas do FI, não haveria como realizar partidas dobradas, pois todos os lançamentos seriam estatísticos e não reais.

Existem 2 fases de operação de uma CCA:

1. Recebimento de lançamentos do SAP-FI
2. Consumo de Saldo e transferência de valores para outras CCAs através de Cost-Elements Secundários através de Rateio o Consumo por Atividade.

O consumo do Saldo de uma CCA ocorre pois é preciso tipificar e individualizar as Despesas / Receitas da DRE, portanto detalhamentos que não existem na DRE como consumo de telefone por funcionário, aparecerão no SAP-CO se operações de rateio ou consumo por atividades ocorrerem.

Por exemplo: Conta de Telefone Corporativa da empresa, o valor do lançamento contábil é importado do FI, instituindo o Saldo Mensal da CCA de Telefonia. A partir do valor do Saldo Mensal da CCA de Telefonia que totaliza todos as ligações feitas por todos os funcionários de toda empresa durante o mês passado, o total mensal será dividido para os departamentos (representados por CCAs) através de 2 formas:

1. Rateio por número de telefones/funcionários
2. Consumo por Atividade com base no tempo de chamada e tipo de chamada (local, celular, interurbano, internacional)

Importante observar que dentro do SAP-CO nada se cria, nada se perde, tudo é rateado ou consumido por atividade, o Total dos Saldos de G/L do FI (Receitas/Despesas) = Total dos Saldos de CCA antes e depois dos rateios/consumo por atividades.

A vida de uma conta CCA é marcada por ciclos, durante sua existência uma conta CCA, pode mensalmente ter saldo ZERO, receber valores do FI, realizar rateios ou consumo por atividade até ficar com saldo ZERO, encerramento do Mês.

O Saldo de uma CCA pode ser consumido através de lançamentos manuais ou durante o ciclo de rateio, durante o qual várias operações são realizadas até zerar o saldo Centro de Custos de Telefone, por exemplo, assim todo mês é iniciado e finalizado com Saldo ZERO.

Integração com os demais módulos do SAP:

Como o MySAP ERP é um sistema integrado a igualdade entre contas do FI / CO nem sempre observa a rigidez de igualdade colocada como até agora, pois nem todos os lançamentos do CO se originam no FI.

Os demais módulos como SAP-PP também podem realizar lançamentos diretamente nos CCAs do SAP-CO.

Estes apontamentos ocorrem a medida em que a produção ocorre, de forma que entre o evento das compras de Matéria Prima (registrados no FI), a emissão da nota Fiscal de venda do produto acabado (registrado no FI) , as despesas de produção e vendas são contabilizadas no CO de forma tipificada e individualizada em CCAs ou Internal Orders (IO).

Vários Módulos integram o SAP-CO :

1. CO-CEL
2. CO-OM
3. CO-PC
4. CO-PA
5. EC-PCA

Diferenças entre Ordens Internas (IO) e Centros de Custo (CCA)

A principal diferença é que CCAs são eternas, isto é, uma vez criadas e realizado um lançamento, não é mais possível retirar uma CCA do SAP para todo o sempre, o nome da CCA fica fixado e não é possível criar outra CCA com o mesmo nome.

Já as Ordens Internas (IO), tem começo, meio e fim, muito embora os seus nomes não possam ser reaproveitados, ficando para sempre bloqueados no sistema, mesmo que a Ordem Interna já tenha sido encerrada, para evitar problemas de duplicidade ou desaparecimento de dados.

A morte ou encerramento de uma Ordem Interna (IO) ocorre como Settlement, operação em que seu saldo é integralmente transferido para uma CCA, e seu saldo zerado.

A Ordem Interna (IO) difere da CCA em vários aspectos:

1. Possui controle de Budget – valor máximo de verba a ser utilizada na IO, com 3 níveis de gatilho: aviso ao usuário, aviso ao responsável, bloqueio da IO.
2. Quando criada pode ser vinculada à uma CCA, contudo no seu encerramento a CCA pode ser perfeitamente mudada ou alterada.
3. Pode não ser finalizada totalmente, ficando como uma CCA acumulando Despesas mesmo após a realização de Settlement, ou de vários Settlements.
4. Permite detalhar ainda mais as Despesas de uma CCA, assim sendo, em uma frota de caminhões existe uma CCA para toda a frota e IO para cada caminhão.

IO são verdadeiros curingas que permitem flexibilizar o uso do CO, sem romper com o princípio da partida dobrada e da integridade referencial.

São utilizadas para controle de despesas de feiras e eventos, movimentação de ativos como ferramentas de construção civil, etc.

Este é o nosso instrutor

Obrigado Hugo por sua dedicação!